Quem já pediu visto em outro país ou deu início ao processo de dupla cidadania já precisou fazer o apostilamento de certidões ou documentos. Essa exigência é comum nos processos citados mas gera muitas dúvidas e por vezes atrasam o processo.
Para que não haja atrasos ou dificuldades ao longo de um processo, é importante entender o que é uma certidão apostilada, onde e como solicitar. Neste artigo, vamos explicar tudo o que você precisa saber sobre o tema.
Uma certidão apostilada é aquela que tem um certificado, emitido em papel moeda, que comprova a origem de um documento, com assinatura reconhecida, cargo de agente público que realizou a certificação, selo e/ou carimbo da instituição que a realizou.
Desde 2016, o Brasil instituiu, por meio de decreto federal, o apostilamento de Haia, com base na convenção que recebe o mesmo nome. Essa convenção implantou um certificado de autenticidade que atesta a origem das certidões e documentos.
Atualmente, 121 países fazem parte da Convenção de Haia. Isso significa que o apostilamento por meio dessa convenção só é válido entre os países que assinaram o tratado. Para os demais, o procedimento é feito por meio do Ministério das Relações Exteriores.
Normalmente, os documentos em que é solicitado o apostilamento são a Certidão de Nascimento, Casamento ou Óbito. Além destes, registros comerciais, patentes, atas, diplomas (escolar e de nível superior) ou diplomas emitidos por instituições públicas podem ser apostilados.
Já os documentos emitidos por agentes diplomáticos e consulares e os documentos administrativos relacionados a uma operação comercial ou aduaneira não podem ser apostilados pela Convenção de Haia.
É válido frisar que cada situação e país pode exigir um tipo de documento diferente e por isso, antes de solicitar o apostilamento, é importante consultar o consulado do país ao qual se pretende ir ou um advogado especialista no assunto para saber com exatidão quais documentos devem ser apresentados.
Existem duas formas de solicitar o apostilamento de uma certidão ou documento. A primeira delas é utilizar a Convenção de Haia, lembrando que, neste caso, o pedido só vale para apresentação do documento em países que fazem parte do tratado.
O primeiro passo é separar os documentos onde é necessário o apostilamento. Lembre-se que o documento deve estar atualizado e caso não esteja, é importante solicitar uma via atualizada.
Com os documentos em mãos, o próximo passo é solicitar o certificado em um dos cartórios autorizados no país. A lista dos cartórios pode ser encontrada no site do Conselho Nacional de Justiça (https://www.cnj.jus.br/poder-judiciario/relacoes-internacionais/apostila-da-haia/cartorios-autorizados/).
Ao apresentar os documentos no cartório, um protocolo é gerado e o orçamento é realizado. De acordo com o CNJ, o valor atual é de R$ 117,95 por documento.
Na apresentação dos documentos, existem alguns países que exigem a tradução juramentada, como a Certidão de Nascimento, por exemplo. Essa tradução deve ser feita por um tradutor juramentado, ou seja, uma pessoa habilitada que realiza a tradução de um documento com fé pública.
É válido ressaltar que nem todo documento exige a tradução, como por exemplo o RG. É importante consultar as autoridades do país em que se pretende apresentar os documentos para saber quais precisam de tradução.
Apresentados todos os documentos e com as taxas pagas, todo o conteúdo será conferido e, com tudo em ordem, será feito o apostilamento dos documentos. Esse processo costuma levar em média, até 48 horas para ser concluído.
A retirada pode ser agendada no cartório ou até mesmo o envio pelo correio. Neste segundo caso, a pessoa deve pagar as custas de envio.
O apostilamento é feito em duas vias. Uma física, que é emitida e colada ou apensada junto ao documento e a outra eletrônica, que fica registrada em um sistema próprio. A via eletrônica é utilizada para controle das autoridades brasileiras e consulta de autoridades estrangeiras sobre as apostilas emitidas no Brasil.
Já no caso dos países que não fazem parte da Convenção de Haia, o processo é diferente. A autenticação dos documentos deve ser solicitada junto ao Ministério das Relações Exteriores (MRE). O processo também é válido para aqueles documentos que não podem ser apostilados pela convenção.
Após a separação dos documentos e eventuais traduções juramentadas, o cidadão deve apresentar os documentos junto ao setor de legalizações, em Brasília ou em uma das nove capitais onde há escritórios de representação do MRE. A lista de escritórios pode ser consultada pelo link: https://www.gov.br/pt-br/servicos/legalizar-documento-para-validade-em-paises-que-nao-sao-parte-da-convencao-da-apostila-de-haia.
Feito a solicitação, o prazo para receber uma resposta é de aproximadamente 15 dias e a retirada pode ser feita nos escritórios de representação ou no setor de legalizações do MRE. Também há a opção de receber via correio e nesse caso, o prazo para receber também deve levar em conta o prazo de entrega. O serviço realizado pelo MRE é gratuito.
Após a legalização dos documentos pelo Ministério das Relações Exteriores, é necessário realizar um processo conhecido como consularização.
Neste processo, os documentos devidamente legalizados e apostilados devem ser apresentados no consulado ou representação consular do país ao qual o documento se destina, onde ele será apostilado e validado para utilização no país de destino.
Este serviço é de exclusiva responsabilidade das autoridades do país de destino e só pode ser feito em uma representação consular (consulados e embaixadas).
